Administración inteligente de documentos digitalizados para áreas fiduciarias
Solución completa para la digitalización y el manejo automático de expedientes digitales, enfocada a controlar y mitigar el riesgo de documentación, tanto en el proceso de constitución de los fideicomisos como durante su administración y hasta su extinción.
Captura de documentos vía digitalización
Utilizando tecnologías de digitalización y reconocimiento de imágenes, permite la digitalización e integración masiva de los documentos del expediente, de forma automática.
Módulo de control de expedientes
No un “archivo muerto” digitalizado, sino una herramienta gestora inteligente.
Módulo de reportes
Conozca el estatus de cada uno de los documentos bajo su custodia, tales como documentos faltantes, vencidos o en préstamo.
Parametrización orientada al usuario
Prodoc permite configurar de forma sencilla los documentos y atributos que forman un expediente. Esto facilita que se adapte al entorno del cliente.
Ventajas
Control del Riesgo
- Elevar la seguridad en la constitución de Fideicomisos
- Establecer un proceso ágil de registro, digitalización y custodia de documentos
- Consultar documentos en línea, enviarlos vía e-mail o imprimirlos.
- Controlar integralmente el status de los expedientes, identificando documentos faltantes, prestados o vencidos.
- Agilizar los procesos de auditoría, elaboración de informes y en general aquellos que involucran el manejo de documentación.
- Reutilización de documentos para nuevas operaciones.
- Asegurar la vigencia y validez de los documentos
- Cumplimiento de la normatividad en materia de lavado de dinero, así como la normas oíticas internas en relación al control de expedientes.
Eficiencia Operativa
- Control de versiones de contratos
- Métricas de control de tiempos en cada etapa del proceso (control de niveles de servicio)
- Integración de expedientes conforme a la norma
- Aclaración de responsabilidades de áreas Back Office
- Implementa mecanismos de seguridad que contribuyan a la confianza requerida en la constitución y administración de fideicomisos
Disminución de Costos
- Eliminación de papel innecesario y el manejo duplicado de documentos
- Reducción de costos de distribución de documentos (valija)
- Reducción de costos operativos (menor personal, mayor número de operaciones)
- Disminución de costos en tiempo e importe al facilitar la aclaración de responsabilidades de áreas Back Office
- Reducción de costos regulatorios